وظائف أم القيوين مطلوب موظفة سكرتارية للعمل بإحدى شركات المقاولات الرائدة

وظائف أم القيوين مطلوب موظفة سكرتارية مكتبية وإدارية (دوام كامل - Full-Time Secretary) للانضمام فوراً إلى الطاقم الإداري بشركتنا الرائدة في قطاع المقاولات والإنشاءات. تتولى الشاغلة المسؤولية الكاملة عن تنظيم الأعمال المكتبية اليومية، وإدارة المراسلات والبريد الإلكتروني الاحترافي، واستخدام التطبيقات الرقمية لضمان تدفق البيانات وانسيابية العمل الإداري بين الإدارة العليا والمشاريع الميدانية، والوظيفة مخصصة لمن يمتلكن الكفاءة الفنية والمهارة التنظيمية المباشرة.

المهام والمسؤوليات الإدارية

• إدارة المراسلات والبريد الإلكتروني:

  • تولّي المسؤولية الكاملة عن البريد الإلكتروني الرسمي للشركة (إرسال واستقبال الرسائل بمهنية وعناية فائقة، وفحص الوارد وتوجيهه للأقسام المعنية فوراً).

  • تجهيز وصياغة ملخص دوري للمراسلات: إعداد تقارير موجزة وذكية للإدارة العليا تُلخص فحوى الرسائل الواردة، طلبات الموردين، واستفسارات العملاء لتسهيل اتخاذ القرارات السريعة.

• التعامل مع البرامج المكتبية ($MicrosoftOffice$):

  • استخدام برنامج Word لطباعة وإعداد الخطابات الرسمية، العقود، والمستندات الخاصة بالمناقصات وتنسيقها مهنياً.

  • استخدام برنامج Excel لتنظيم البيانات، الجداول الزمنية، وحصر المواد وقوائم الاتصال الخاصة بالمشاريع بدقة رقمية.

  • إعداد عروض تقديمة واضحة ومبسطة باستخدام برنامج PowerPoint عند الحاجة لعرض تقارير الإنجاز.

• الأرشفة والتوثيق الرقمي ($Documentation$): حفظ وأرشفة كافة الملفات والخطابات الصادرة والواردة بشكل إلكتروني منظم يضمن سهولة وسرعة استرجاع البيانات عند الطلب.

• التنسيق والدعم المكتبي: تنظيم جداول المواعيد والاجتماعات للمدير العام ومهندسي الموقع، واستقبال الاتصالات بكفاءة ولباقة.

الشروط ومتطلبات الوظيفة (صارمة وقاطعة)

• طبيعة الدوام: الالتزام التام بنظام الدوام الكامل ووفقاً لساعات العمل الرسمية المعتمدة بالشركة.

• المهارات التقنية والتكنولوجية (شرط أساسي):

  • الإجادة التامة والسرعة في استخدام الكمبيوتر والإنترنت بمهارة عالية.

  • الاحترافية في التعامل مع حزمة برامج مايكروسوفت أوفيس (Office Suite).

  • مهارة صياغة وتنسيق رسائل الإيميل الرسمية بأسلوب إداري منضبط (باللغتين العربية والإنجليزية).

• مستوى الخبرة المهنية: يفضل وجود خبرة سابقة في مجال السكرتارية أو الاستقبال (وتعتبر الخبرة السابقة في شركات المقاولات والإنشاءات ميزة إضافية كبرى).

• التمتع باللباقة، وحسن المظهر، والأمانة التامة، والانضباط الصارم بالمواعيد، والقدرة على فرز وترتيب الأولويات تحت ضغط العمل.

المهارات والكفاءات الشخصية

• التلخيص والتحليل الإداري: مهارة اختزال المراسلات الطويلة وقراءتها بذكاء لصياغة ملخصات واضحة وخالية من الحشو للإدارة.

• قوة التنظيم وإدارة الوقت: مهارة ترتيب الأعمال اليومية المتعددة والملفات المتداخلة دون إحداث فوضى في المحيط المكتبي.

• التواصل الفعّال: مهارات اتصال شفهية وكتابية متميزة للتعامل اللبق مع استشاريي المشاريع، المقاولين من الباطن، والموردين.

المزايا الوظيفية المتاحة

• راتب شهري ثابت، محفز ومجزٍ يحدد ويقدر بدقة بعد المقابلة الشخصية (بناءً على الكفاءة ومستوى اختبار السرعة المكتبي واستخدام البرامج).

• بيئة عمل إدارية مريحة، منظمة، ومستقرة تماماً داخل مكتب مجهز بكافة التقنيات الحديثة لراحة الموظف.

• توفير المزايا والبدلات النظامية المتكاملة (شاملة التأمين الطبي، وإجازة سنوية مدفوعة الأجر) تماشياً مع نظام العمل واللوائح المعتمدة للمنشأة.